先日、関西防災設備協会より以下の文言が記載されたお知らせが弊社に届きました。

各種届け出書類の郵送についてお知らせ

関西防災設備協会

標記の件につきまして、大阪市消防局予防部規制課Ｏ司令との協議に参りました。

04月20日付で大阪市消防局ホームページに記載されたコロナ禍における届出書類の郵送受付について既に情報を得た方もいらっしゃると思いますが、コロナ禍終息後も同様の運用を続けて欲しい旨協議しました。

前向きに考えるとのことでしたが、郵送受付についてはWEB上で公開したものの消防局から所轄へ明確な指導は行き届いていないようでした。予防課現場での運用状況の確認を取ってみるとのことで話を終えています。

この件について早速10月04日にＯ司令からの回答をいただきましたので下記によりご報告申し上げます。参考の上、今後の業務にお役立てください。

怪人タマ王

先日、弊社でも「誰が届出を持っていくか」で揉めていた際に『それ、郵送できないんすか？』で瞬時に解決したことありましたね。

片道30分の消防署まで行く手間(ムダ)を省略できれば、そっくりそのまま時給分の機会費用が浮きますから‥お客様の財布にも優しい仕事。

管理人

大阪市消防局予防部規制課Ｏ司令の回答および、現場における郵送の実態について管理人の経験をベースに紹介していきます。

なぜ郵送で消防関係書類の届出がされないのか

◎ 大阪市消防局予防部規制課Ｏ司令の回答

以下の通り、大阪市消防局予防部規制課Ｏ司令より回答があったと報告されています。

予防課現場での郵送による届出運用状況

大阪市消防局予防部規制課Ｏ司令

記

１）大阪市内各署において郵送での受付は、消防局のホームページに記載の通り実施済みですが、まだまだ件数が少ない状況です。

２）基本的には、事前協議等が必要だと思われる規模・構造・用途の物件は対面でお願いします。

３）着工届出書については、図面を折り込んでいるので簡易書留等でお願いします。(紛失防止のために)

４）書類の訂正等についての、指導を通知させて頂きますので、申請者消防設備士の連絡先(携帯番号等を付箋にて記載して下さい。)

５）郵送での手違いを防止する為にも、発送後に申請者消防設備士の方から担当署員迄、確認の電話をかけてください。

以上

データマ王

えっ！？‥件数が少ないってホントですか！？

この事実が「何故か」は真剣に考えるべき問題かと。

管理人

漁師タマスケ

着工届の簡易書留と、発送後に確認の電話は承知しました。

郵送で消防署への届出類が提出できるにもか関らず実施されていない理由について、以下の３点が挙げられます。

では、まず郵送できる届出類について再度確認していきましょう。

◎ 郵送で提出できる消防関係書類

消防設備士が実務で作成(※補助を含む)および提出する書類の全てが、現在は郵送で提出することが可能です。

参考郵送による受付が可能な届出等一覧＿大阪市

点検タマ王

点検結果報告書の類いは弊社の場合、２年前から既に100％郵送で提出してるよね。

他の例えば「着工・設計届」なんかは確かに窓口で “相談” したい部分は生じるけど、電話でも全然代替可能ですよね。

管理人

消防関係書類のほとんどが郵送で提出可能です、積極的に活用していきましょう。

◎ 郵送で提出することのメリット

次に郵送で消防関係書類を提出するメリットとして、以下の３点を挙げます。

非接触で手続き

言わずもがな対面でのコミュニケーションの機会が増える程、新型コロナウイルス感染のリスクは高まります。

あれだけ外出自粛をしていたり、今なおマスク会食を推奨している中で郵送できる書類をわざわざ対面で手渡しする時代では無いでしょう。

生産性の向上

冒頭でも述べた通り、車移動に費やす時間は何も生み出さない完全なムダです。

また、仕事の価値は生産性に左右されます。

よって、もし皆様お望みの「自分の給料を上げる」≒「市場価値の高い仕事をする」を志向するならば、業務内のムダを取り除く必要があります。

予防タマ王

我々の仕事だけは生産性向上とは無縁‥なんて都合のいいことありませんから、意識し続けたいところ。

業界全体でムダを省く努力しないと、まずますマトモな仕事できない⇒人が集まらない‥って悪循環になりかねません。

管理人

ＥＣＯ

車移動の排ガスを削減することは、世界的に取り組んでいる課題です。

強欲な青木

まさか “郵送で消防関係書類を提出すること” って‥！？

お見込みの通り、日本だけでなく世界全体で取り組むべき課題に則っていることなのです。

管理人

果たして「郵送でも可能な仕事を、わざわざ車移動してやっている業界」で次世代が働きたいと思うでしょうか？

◎ 実際にあった現場での話

先日、とある弊社員のバーターで急遽「非常コンセント設備」および「スプリンクラー設備」の設置届を作成・提出する案件を担当しました。

来署して提出する様に手配が組まれましたが、自己判断で『これ郵送でいけるじゃん、郵送しよ♪』と郵送で業務を進めることにして別現場へ行きました。

ところが‥

花岡社員

『あ、これ今日中に消防検査日程取らなアカンねん。』

『マジっすか！ほな消防署行ってきますわ！』

管理人

‥ってな流れで、消防署へ設置届を提出しに車移動する運びとなりました。

この時点で機会費用￥2,000円程度の損失が確定し、お客様が支払ったコストの一部を無駄に使ってしまったことになりました。
(※本来であれば、弊社の利益もしくは値引ができた費用)

消防署でも待ち時間がある

消防署へ到着すると、更に20分程度の待ち時間がありました。

水晶タマ王

どうにか無駄にならない様に、待ち時間を情報整理等に充てました‥。

その時間を「ポケーッ‥。」として浪費する方が簡単でしょう、ムダの種。

管理人

そして提出時、一部修正箇所があったので相談時に変更しました。

修正依頼の電話で手続き可能

その後、担当の消防吏員さんから『修正箇所ありまして‥再度、来署願えますか？』と電話がありました。

強欲な青木

『郵送でもいいですか？』って聞いたら、『もう一回間違えてたら二度手間なので来署を‥』と来署を熱望されてましたね。

強気で『いえ、もう間違えません。手続き分かるので郵送で大丈夫です。』とお返事させて頂きました。その後、訂正資料を郵送しました。

管理人

消防署の予防担当者様が来署を熱望される気持ちは分かります。

来署を熱望された理由

対面で修正箇所を支持した方が「今までと同じやり方で」かつ「話が早い」と感じるためでしょう。

しかし、我々が来署することで「お客様が余分に費用を負担することに繋がる」ことは、ご理解頂きたいところです。

◎ 対面でのコミュニケーションが好まれる場面

よって未だに “消防署の予防担当者様” および “消防設備士” 間で対面のコミュニケーションに依存して業務を進めてしまおうとするきらいがあります。

強欲な青木

そこには案件の事情や商習慣的な個人の感情があり、結果的に非効率な選択肢を選んで自分たちの首を絞めている実態がありました。

もちろん「対面でのコミュニケーション」を選んだ方が良い場合もあるでしょう、例えば‥。

管理人

例えば冒頭で大阪市消防局予防部規制課Ｏ司令より “事前協議等が必要だと思われる規模・構造・用途の物件は対面で‥” と陳述して頂いた件が挙げられるでしょう。

それ以外は、郵送にしましょう。

なぜなら、郵送による手続きを積極的に活用すればするほど、それがスタンダードとして受け入れられるからです。

こんな “郵送” 等という分かり易い業務効率化すら浸透していないのに、電子申請の普及等といった次のステップに移れるとは考えにくいですし。

まず、郵送する。

とにかく、郵送する。

郵送するのは、あたりまえ。

タマイキー

消防関係者に、郵送での “非接触” “生産性向上” “ＥＣＯ” へ取り組む姿勢に迷惑って思ってる奴いる！？

タマイキー

消防関係者に！
対面でのコミュニケーションでないと我々の業務は成り立たないとか日和ってる奴いる！？

タマイキー

いねぇよなぁ！？

タマイキー

郵送するゾ！！！

管理人

郵送は、郵送を実行し続けることでスタンダードになります。

◎ まとめ